Gestão de conhecimento: e se a sua empresa “soubesse tudo aquilo que ela realmente sabe?”

Você já ouviu falar sobre Gestão de Conhecimento? Enquanto muitas vezes se dá destaque à gestão de tarefas, prazos, equipes e até mesmo ao gerenciamento do tempo, a gestão da informação acaba sendo esquecida no churrasco.

No entanto, quando se trata de construir uma Cultura Ágil dentro da empresa, investir na Gestão do Conhecimento é essencial.

A boa notícia é que isso não requer investimentos exorbitantes em tecnologias caras ou sistemas complexos. O ponto de partida reside em examinar o que chamamos de “frutas baixas” – ou seja, tudo aquilo que a empresa já possui em termos de conhecimento, mas que ainda não foi integrado à consciência coletiva da organização.

Por meio da aplicação de métodos e técnicas ágeis apropriados, é possível identificar e potencializar um vasto repertório de conhecimento que se mostra extremamente útil para implementar melhorias significativas e promover inovações em diversos aspectos da empresa. Ficou curioso para saber mais? Então continue a leitura!

Afinal, o que é Gestão de Conhecimento?

E se a sua empresa “soubesse tudo aquilo que ela realmente sabe?” Essa é a provocação inicial que fazemos sempre que iniciamos projetos em novos clientes.

Você já ouviu a expressão: “usar uma usina de Itaipu para acender uma lâmpada?” Curiosamente, quantas empresas, por meio de seus líderes, enfrentam dificuldades em solucionar problemas e tomar decisões que poderiam impulsionar seus resultados?

Porém, surge uma questão crucial: onde está efetivamente o conhecimento da sua empresa? Existe uma distinção entre recursos e ativos no contexto empresarial? Como podemos otimizar resultados de maneira mais eficaz? O que falta para alterar a perspectiva e compreender que a solução está mais ao alcance do que se imagina?

Com isso, entende-se a gestão do conhecimento como um processo estratégico que engloba a coleta, organização, compartilhamento e aplicação do conhecimento existente dentro de uma organização. Ela busca maximizar o valor dos ativos intangíveis da empresa, como experiências, ideias, expertise individual e informações acumuladas ao longo do tempo.

Como aprimorar a gestão do conhecimento dentro da empresa para alcançar resultados verdadeiramente impressionantes? Essa é a discussão que desejamos compartilhar com você.

Ação x Conhecimento

Para começar, vamos explorar a relação existente entre Ação X Conhecimento, ou seja, quanto conhecimento temos na empresa e se há espaço para que as pessoas coloquem o seu potencial, as suas competências a serviço da própria empresa.

Sabemos que o conhecimento nas empresas se apresenta de diversas formas, nas pessoas, nos seus processos, em manuais de procedimentos, enfim. Contudo, o que nos interessa aqui é o conhecimento que as pessoas possuem para resolver problemas e tomar decisões.

No senso prático, estamos falando de o quanto as pessoas estão aptas a utilizarem o seu repertório de conhecimento com inteligência, transformando recursos em ricos ativos para a empresa. Para que isso seja possível, precisamos responder também, o quanto a empresa propicia espaço para que o conhecimento floresça em termos de criatividade para soluções e inovações.

Essa não é uma relação simples, pois muitas vezes está relacionada a como a empresa aprende e de que forma a sua cultura permite que o conhecimento flua entre as pessoas para beneficiar os processos do negócio. Mas, esse será tema para um próximo blog.

Avançando, da experiência que temos no atendimento de empresas ao longo de mais de 25 anos, desenvolvemos um diagrama para ilustrar a relação entre o nível de conhecimento existente na empresa e as condições do contexto para aplicá-lo em ações efetivas e colher resultados.

Diagrama Ação x Conhecimento (A4U)

O primeiro quadrante (inferior esquerdo) chamado INÉRCIA representa uma empresa que tem pouco conhecimento embarcado e pouca ação efetiva que contribua para seu desenvolvimento. Aqui ocorre a mesmice, o “sempre foi assim”. Nesse caso, é preciso muito cuidado. Dificilmente essas empresas sobreviverão por muito tempo ou se manterão saudáveis no mercado. O risco de quebra é grande!

O segundo quadrante (inferior direito) chamado de FRUSTRAÇÃO mostra um tipo de empresa que possui bastante conhecimento na sua equipe, mas não permite que ações efetivas sejam realizadas. Pessoas capacitadas não conseguem aplicar seu melhor para contribuir. Isso gera frustração. Nesse caso, temos o chamado estoque de recursos não ativados. Uma chave importante para mudança pode ser a cultura da empresa.

O terceiro quadrante (superior esquerdo) é o da TENTATIVA E ERRO. Aqui se encaixam a maioria das empresas. Falta conhecimento de alguma forma e se age muito, mesmo que de forma urgente. A característica chave é apagar incêndio o tempo todo. Normalmente ocorre aqui o que chamamos de “fazejamento”, ou seja, execução sem qualquer planejamento ou reflexão. Existe um pensamento quase mágico de que alguém vai resolver o problema Sempre há um herói de plantão.

Ações corretivas frequentes e resultados oscilantes (empresa serrote) explicam muito desse tipo de empresa. Ações bem sucedidas são premiadas e fracassos cobrados de forma mais rígida. O lema é: sempre há um culpado. Podemos te garantir que aqui tem muita oportunidade de melhorias e de aplicação da gestão do conhecimento de forma ágil.

O quarto quadrante (superior direito) é o dos RECURSOS ATIVADOS, ou quadrante ÁGIL. Esse é o desejável, pois apresenta espaço para que as pessoas coloquem o conhecimento em prática de forma coletiva. Nesse caso, existe um ambiente saudável de aprendizagem alicerçado em confiança mútua. Senso de trabalho em equipe, visão compartilhada, produtividade, e mudança efetiva baseada em propósito claro da empresa ocorrem neste caso.

Migrar para o quadrante ágil é possível sim. Claro que tudo depende do momento em que a sua empresa se encontra.

Para que a mudança efetiva ocorra é preciso organizar a jornada, melhorando o nível de autoconhecimento e autoconsciência dos membros das equipes, construindo uma visão compartilhada genuína do negócio, desenvolvendo formas de aprendizado em equipe tendo a confiança como alicerce.

Você consegue perceber em qual momento (quadrante) a sua empresa se encontra?

Fazer a gestão do conhecimento na empresa não é tarefa de curto prazo. Mas, como tudo em agilidade, depende essencialmente de iniciar o processo.

Que tal mobilizar sua equipe para identificar ativos inexplorados que podem ajudar na solução de problemas reais? Lembre-se que em agilidade, tudo é muito simples. Por isso, funciona muito bem.

Dinâmica da boa vizinhança

A dinâmica da boa vizinhança tem como propósito promover a estreita conexão e participação ativa das pessoas no processo de construção do conhecimento organizacional, utilizando a magia da colaboração e do compartilhamento.

Essa abordagem proporciona a cada membro do grupo participante a oportunidade de contemplar uma área do seu conhecimento na qual se destaca, algo que domina profundamente e que pode ser enriquecedor compartilhar com os demais colegas, seja uma ferramenta especializada ou uma técnica refinada.

Simultaneamente, incentiva a reflexão sobre um aspecto no qual o indivíduo reconhece uma necessidade de desenvolvimento, uma área em que poderia se beneficiar da assistência de um colega mais experiente.

Para essa dinâmica, você vai precisar: 03 post-its e 01 caneta para cada participante.

Quantos podem participar: não há limites, mas sugerimos no máximo 50 pessoas.

Como funciona?

• Reúna a equipe numa sala.
• Entregue 03 post-its e uma caneta para cada participante.
• Peça para que os participantes escrevam seu nome num dos post its.
• Nos post-its restantes, escreva um sinal de + num deles e de – no outro.
• Peça para que reflitam sobre algo que dominam muito bem no trabalho e que poderia ser compartilhado livremente com outros colegas. Algo que realmente conhecem e podem ensinar. Peça que registrem isso no post it com o sinal de +.
• Em seguida, peça que reflitam sobre alguma fragilidade ou algo que necessitem ajuda no trabalho e que registrem isso no post it com o sinal -.
• Feito isso, solicite que todos colem seus 03 post-its na parede da sala de forma reunida.

Como resultado, você verá uma parede cheia de fortalezas e fragilidades que podem ser resolvida com  a CRIAÇÃO DO CONHECIMENTO NA EMPRESA – NONAKA E TAKEUCHI

Nonaka e Takeuchi são autores clássicos quando o assunto é gestão do conhecimento. Se queres aprender os mecanismos e conceitos envolvidos na dinâmica de aprendizado organizacional, essa é uma baita dica. Vais entender da espiral do conhecimento que relaciona o conhecimento experiencial (tácito) ao conhecimento formal (explícito) e como isso pode potencializar resultados nas organizações.

Esses autores são citados, por exemplo, por Jeff Sutherland em seu livro SCRUM como fundamentais na construção do mindset ágil tão em moda hoje em dia. É possível compilar essas informações e compartilhar com a equipe.

Em suma, para que a AGILIDADE funcione, devemos quebrar cerimônias.

A ideia é promover o lema: se você sabe, compartilhe. Se não sabe, pergunte ou peça ajuda.

Simples assim!

O desafio maior é experimentar! Comece!

Para realizar a efetiva mudança, esteja pronto com coração, vontade e mente abertos!

Grande abraço!